Electronic Calibration Report (E-Care)

🖥️ E-Care adalah aplikasi manajemen pengujian dan kalibrasi yang dirancang untuk mendukung operasional laboratorium, balai pengujian, fasilitas pelayanan kesehatan, maupun perusahaan jasa pengujian dan kalibrasi secara terintegrasi.

E-Care mengelola seluruh proses bisnis secara digital mulai dari penawaran (Sales Order), bukti pesanan/Purchase Order, penugasan lapangan (Onsite Penugasan), proses pengujian dan kalibrasi, penerbitan sertifikat/laporan, hingga penagihan dan pembayaran, sehingga meningkatkan efisiensi, akurasi, transparansi, dan pengendalian mutu layanan.

Aplikasi ini dikembangkan dengan mengacu pada prinsip-prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dan mendukung implementasi ISO/IEC 17025:2017 untuk laboratorium pengujian dan kalibrasi, khususnya dalam aspek pengendalian dokumen, ketertelusuran proses, pengelolaan data teknis, rekaman mutu, serta penyediaan bukti objektif untuk kebutuhan audit internal maupun eksternal.

E-Care juga mendukung import ke ASPAK (Aplikasi Sarana, Prasarana, dan Alat Kesehatan), dilengkapi fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) dan Validasi QR Code untuk menjamin keaslian dokumen, keamanan data, serta kemudahan verifikasi sertifikat dan laporan hasil pengujian/kalibrasi.


✨ Fitur Utama

👨‍💼 Manajemen Transaksi & Operasional

1. Sales Order (SO) / Penawaran

* Pembuatan dan pengelolaan dokumen penawaran.
* Perhitungan otomatis biaya layanan.
* Dukungan diskon dalam bentuk persentase (%) maupun nominal (Rp).
* Integrasi tautan E-Katalog dan perhitungan ongkos kirim.

2. Purchase Order (PO) / Bukti Pesanan

* Pengelolaan bukti pesanan pelanggan.
* Persetujuan dan validasi transaksi layanan.

3. Onsite Penugasan (OP)

* Penjadwalan pekerjaan lapangan.
* Distribusi tugas teknisi secara terstruktur.
* Monitoring pelaksanaan pekerjaan onsite.

4. Pengujian & Kalibrasi

* Pengelolaan proses pengujian dan kalibrasi.
* Monitoring progres pekerjaan secara real-time.
* Tracking status pekerjaan mulai dari penerimaan hingga penerbitan sertifikat.
* Reminder dan monitoring Kalibrasi alat berdasarkan kreteria (mendekati 3 bulan, 1 bulan, expired)

5. Pengesahan Sertifikat dan Laporan

* Pengelolaan proses validasi/ penyeliaan dan pengesahan hasil pengujian/kalibrasi.
* Dukungan Tanda Tangan Elektronik (TTE).
* Validasi keaslian dokumen melalui QR Code.

6. Invoice & Pembayaran

* Pembuatan invoice otomatis berdasarkan pekerjaan selesai.
* Monitoring status pembayaran:

* Menunggu Pembayaran
* Lunas
* Terlambat Bayar
* Rekapitulasi pendapatan dan piutang.


📂 Master Data

1. Customer

* Pengelolaan data pelanggan.
* Mendukung import ke ASPAK.

2. Alat Kesehatan

* Mendukung import ke ASPAK.

3. Alat Ukur

* Database alat ukur dan instrumen pengujian/kalibrasi.

4. Ruang

* Pengelolaan ruang dan lokasi pengujian.
* Mendukung Import ke ASPAK.

5. Karyawan

* Data pegawai, teknisi, dan personel laboratorium.

6. User & Hak Akses

* Manajemen pengguna.
* Role Based Access Control (RBAC).
* Pengaturan hak akses sesuai fungsi dan kewenangan.


📑 Dokumen & Template

1. Template dan Ekspor Data

* Download Template ASPAK (Excel).
* Template Import Master Customer (Excel).
* Export Penawaran (Excel).
* Export Rekap Harian (Excel).
* Export Berita Acara Pekerjaan Kalibrasi (Excel & PDF).
* Export BAST (Excel & PDF).
* Export Sertifikat (Excel & PDF).

2. Manajemen Dokumen

* Upload dan penyimpanan laporan hasil pengujian/kalibrasi.
* Revisi Sales Order dan Purchase Order.
* Penyimpanan arsip digital terpusat.

3. Keamanan dan Validasi Dokumen

* Tanda Tangan Elektronik (TTE).
* QR Code Validation.
* Verifikasi keaslian sertifikat dan laporan secara online.

4. Label Aset Pengujian/Kalibrasi

* Generate otomatis label aset ukuran besar dan kecil.
* Status:

* Laik
* Tidak Laik
* Terintegrasi QR Code.
* Mendukung format cetak A3.


📊 Dashboard, Pelaporan & Monitoring

1. Dashboard Operasional

Menyediakan informasi secara real-time terkait:

* Statistik transaksi layanan.
* Statistik master data.
* Progress pekerjaan pengujian dan kalibrasi.
* Persentase penyelesaian pekerjaan.
* Status invoice dan pembayaran.
* Statistik pendapatan akrual.
* Timeline pekerjaan.
* Produktivitas dan progress kalibrasi per pegawai.
* Ringkasan aktivitas sistem.

2. Dashboard Keuangan

Menyajikan informasi keuangan secara komprehensif:

* Total pembayaran.
* Pendapatan per bulan.
* Pendapatan akrual.
* Monitoring piutang pelanggan.
* Statistik invoice dan status pembayaran.


🛡️ Dukungan Sistem Manajemen Mutu

E-Care mendukung penerapan dan pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu melalui:

* Pengendalian dokumen dan rekaman mutu.
* Ketertelusuran proses pengujian dan kalibrasi.
* Monitoring kinerja layanan.
* Penyimpanan bukti objektif untuk audit.
* Pengelolaan hak akses berbasis peran.
* Validasi dan otorisasi dokumen elektronik.
* Penyediaan data pendukung Audit Internal dan Eksternal.

Dengan fitur-fitur tersebut, E-Care menjadi solusi terpadu untuk mendukung operasional laboratorium dan perusahaan jasa pengujian/kalibrasi yang profesional, terdokumentasi, efisien, serta sesuai dengan kebutuhan implementasi **ISO/IEC 17025:2017** dan **ISO 9001:2015**.